Snabbare fakturahantering och ökad kontroll hos Borås Djurpark

Under 2020 valde Borås Djurpark att implementera MediusGo kopplat till affärssystemet Garp för att digitalisera hanteringen av sina leverantörsfakturor. Resultatet blev fantastiskt. Full kontroll över fakturaprocessen och tidsbesparingar på mer än 20 timmar i veckan – bara på ekonomiavdelningen!

Innan MediusGo implementerades hos Borås Djurpark hanterades fakturor i en helt manuell process. Pappersfakturor skickades runt mellan olika rum och personer för manuell ankomstregistrering, instansning, kontering, sakgranskning och attest. När Sara Flemming kom in som ny ekonomichef blev digitalisering av den här processen högsta prioritet.

”Det kändes som att jag skickades 10 år bakåt i tiden. Vi hade ingen möjlighet att ha kontroll på fakturorna – var i flödet de var, vem som hade dem och vilka som var nära att förfalla. Försenade betalningar var oundvikliga.” 

Via en rekommendation kom man i kontakt med MediusGo som har en standardintegration till Borås Djurparks affärssystem Garp och dessutom är den lösning som 20% av alla Sveriges Garp-användare väljer.

”Vi valde MediusGo tack vare kopplingen till vårt affärssystem Garp. Dessutom är de ett välkänt bolag på marknaden med lång erfarenhet, så det kändes tryggt.” – Sara Flemming, Ekonomichef

 

 

 

”Vi valde MediusGo tack vare kopplingen till vårt affärssystem Garp. Dessutom är de ett välkänt bolag på marknaden med lång erfarenhet, så det kändes tryggt.” – Sara Flemming, Ekonomichef

 

 

 

En helt ny (digital) värld!

Tack vare MediusGo är nu alla fakturor digitala och hanteras enkelt i systemet. Attestanterna får e-post med länk till fakturor som de ska sakgranska och godkänna, och påminnelser skickas automatiskt så att ingenting glöms bort. Försenade betalningar är ett minne blott. Systemet sorterar fakturorna på förfallodatum så att de som är mest tidskritiska alltid hamnar överst i listan. 

MediusGo har också gjort det lättare att hantera perioder med stora fakturavolymer, som för Borås Djurpark infaller under högsäsong. I perioder med mycket sjukdomar och Vab hos personalen kan attestanter enkelt godkänna fakturor hemifrån eller lägga in en ersättare i systemet så att man undviker flaskhalsar i processen. 

”Det går nästan inte att beskriva förändringen vi har gjort – det är som en helt ny värld! Vi sparar mer än 20 timmar per vecka, bara på ekonomiavdelningen.” – Sara Flemming, Ekonomichef

Snabb interaktion mellan Garp och MediusGo gör jobbet effektivare

Den tekniska integrationen mellan MediusGo och affärssystemet Garp innebär att data synkroniseras automatiskt. Det innebär att om man exempelvis lägger till ett nytt konto i Garp syns detta i MediusGo inom några få minuter redo att användas för att kontera en faktura.

Hos Borås Djurpark hade man erfarenhet av andra system där den här typen av integration endast kördes 1-2 gånger per dag vilket medförde att man var tvungen att vänta flera timmar eller till nästa dag innan man kunde slutföra uppgifter. Den täta interaktionen mellan MediusGo och Garp gör jobbet enklare, snabbare och mer effektivt för hela ekonomiavdelningen.

”Vi kan jaga in attester på förmiddagen och ändå hinna få iväg betalning till leverantörerna samma dag, tack vare att informationen skickas så snabbt från MediusGo till Garp” – Sara Flemming, Ekonomichef  

 

 

 

 

”Det går nästan inte att beskriva förändringen vi har gjort – det är som en helt ny värld! Vi sparar mer än 20 timmar per vecka, bara på ekonomiavdelningen.” – Sara Flemming, Ekonomichef

 

 

 

Smidig implementering med tydliga roller och dokumentation

När Borås Djurpark implementerade MediusGo involverades ekonomiavdelningen, IT-avdelningen samt företagets Garp-konsulter för att säkerställa en smidig process. Projektet löpte på utan några som helst problem och integrationen till Garp fungerade bra redan från start. Projektledaren från MediusGo stöttade med en strukturerad plan, tydlig dokumentation och support.

”Det var ett väldigt smidigt projekt. Det var tydligt vem som skulle göra vad och bra dokumentation som säkerställde att ingenting hamnade mellan stolarna.” – Sara Flemming, Ekonomichef

Ovärderligt för ekonomiavdelningen, enkelt för användarna

Idag är MediusGo ett ovärderligt verktyg för ekonomiavdelningen på Borås Djurpark. De har nu tydlig överblick över alla fakturor och full kontroll på utestående fakturor. Dessutom finns alla fakturor tillgängliga i ett digitalt arkiv där man enkelt kan söka fram dem vid t ex revision eller uppföljning av projekt.

Användarna utanför ekonomiavdelningen som sakgranskar och attesterar fakturor är jättenöjda med systemet. Tack vare ett användarvänligt gränssnitt går det snabbt att få igång nya användare. MediusGo erbjuder även löpande utbildningar både för ekonomiavdelningen och attestanter som personalen på Borås Djurpark nyttjar flitigt för att få ut mesta möjliga värde av lösningen.