Mindre administration och mer tid till analys när Jamtli uppgraderade sin fakturahantering

Jamtli, länsmuseet i Jämtland och Härjedalen, har en mängd olika typer av verksamheter i organisationen med ca 100 heltidsanställda. Från friluftsmuseum, byggnadsvård och öppen förskola till vandrarhem, butik och kafé. Variationen i verksamheten är fantastisk men innebär också en utmaning för ekonomiavdelningen med många kostnadsställen, projekt och leverantörer att hålla koll på.

Pappersfakturor + manuell process = övertid!

Leverantörsfakturor hanterades tidigare i en till stor del manuell process. Fakturorna skannades av personalen på ekonomiavdelningen och fakturainformationen stansades sedan in i ett dokumenthanteringssystem som användes för attestering. Pärmar med pappersfakturor fyllde många hyllmeter på kontoret och personalen jobbade övertid för att hinna med fakturahanteringen så att leverantörerna kunde betalas i tid. 

”Även om vi hade ett system för digital attestering var det inte effektivt. Om vi fick en samlingsfaktura där flera olika attestanter behövde se fakturan kunde vi bara skicka fakturan till en person i taget vilket riskerade att ta så lång tid att vi missade förfallodatum.” – Maria Carlsson, Ekonomiadministratör

Kontroll och användarvänlighet avgjorde valet av nytt system för fakturahantering

Det blev tydligt att Jamtli behövde uppgradera sitt system för fakturahantering. Valet föll på MediusGo, en beprövad lösning för fakturahantering med standardintegration till Jamtlis affärssystem Fortnox. Flexibel funktionalitet och användarvänlighet var de viktigaste kriterierna när Jamtli utvärderade systemet. Maria Carlsson förklarar:

”Vi valde MediusGo för att det erbjuder stora möjligheter till automatiserade flöden och för att det direkt kändes intuitivt och smidigt.”  – Maria Carlsson, Ekonomiadministratör

Transparens och kostnadskontroll är viktigt för Jamtli. Man har en policy att alla fakturor och kostnader ska godkännas av minst en extra kontrollpunkt. Därför hade även fyra-ögon-funktionen i MediusGo en avgörande roll i beslutet. 

”Tack vare MediusGo kan jag känna mig trygg i att rätt attestanter granskar fakturorna. Vi kan enkelt sätta upp attestflöden i systemet så att vi säkerställer att vi alltid följer policy och ingenting hamnar mellan stolar. En samlingsfaktura kan skickas till alla attestanter samtidigt vilket dessutom sparar värdefull tid.” – Anna Ståhl, Ekonomichef

Smidig implementering och bra support

Implementeringen av MediusGo fungerade smidigt trots att Jamtli då hade en komplex organisation med fler än 300 olika kostnadsställen och mängder av pågående projekt. Teamet på MediusGo hjälpte till med konfigurering så att lösningen på bästa sätt anpassades till Jamtlis behov redan från start. Stödet från MediusGo’s kunniga personal är något Maria Carlsson lyfter som värdefullt:

”Vi har fått jättebra stöd från MediusGo genom hela processen. De har hjälpt oss med allt från konfigurering och uppsättning av automatiserade flöden till utbildning och löpande support.” – Maria Carlsson, Ekonomiadministratör

MediusGo erbjuder en standardintegration till affärssystemet Fortnox så att data kring fakturor, leverantörer och kontoplan kan synkroniseras automatiskt.
”Integrationen med Fortnox fungerade klockrent från dag ett!” – Anna Ståhl, Ekonomichef

Automatisering ger mer tid över till proaktivitet

MediusGo har hjälpt Jamtli att ta bort en stor mängd manuella arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen. Andelen digitala fakturor är nära 100% vilket innebär att man inte längre behöver lägga tid på att skanna papper och stansa in fakturainformation. Istället läses fakturorna automatiskt in i systemet.

”En av de största fördelarna med MediusGo är att vi kan automatisera kontering och distribution av fakturorna så att de skickas direkt till rätt attestant utan att vi på ekonomiavdelningen behöver titta på dem först.” – Maria Carlsson, Ekonomiadministratör

Jamtli arbetar aktivt med att öka automatisering av fakturahanteringen genom att kontinuerligt identifiera leverantörer som alltid skickas till samma attestant för att lägga till dessa i ett automatiskt flöde i MediusGo. Flödet kan dessutom innehålla standardkontering och en kedja av attestanter för att undvika manuell handpåläggning.

De snabba, automatiserade arbetsflödena i MediusGo har inte inneburit att man förlorat kontroll över processen. Tvärtom upplever Jamtli en ökad insyn över fakturor och kostnader.

”MediusGo ger oss ett effektivt arbetssätt och snabba flöden utan att vi behöver tumma på kontroll och transparens kring våra leverantörer och kostnader.” – Anna Ståhl, Ekonomichef

Den tid som sparas med hjälp av automatiserad inläsning och hantering av leverantörsfakturorna kan Jamtlis ekonomiavdelning nu lägga på mer proaktiva arbetsuppgifter såsom kostnadsanalyser och dialog med leverantörer. Tack vare MediusGo slipper man den dagliga stressen kring leverantörsfakturor och kan lyfta blicken för att fokusera på verksamhetens utveckling och framtid.