Användarvänligheten avgjorde när NYAB valde nytt system för elektronisk fakturahantering

NYAB är en koncern inom anläggning, infrastruktur och bygg som sedan bildandet 2014 gått från att vara en lokal aktör i Norrbotten till en koncern med nationell närvaro. Idag består NYAB av fyra affärsområden med närmare 150 medarbetare som hanterar inte mindre än 25 000 leverantörsfakturor per år.
"Det jag ansåg viktigt vid val av leverantör var att systemet skulle vara: användarvänligt, kompatibelt med vårt affärssystem, ha kapacitet för ett stort flöde leverantörsfakturor, vara leveranssäkert och hantera projektredovisning dvs ha olika attestled -  MediusGo kunde leverera allt jag ansåg viktigt. - Katarina Nyström, CFO NYAB

En modernare lösning med bättre stöd

NYAB använde sig av elektronisk fakturahantering redan innan implementationen av MediusGo Invoice. De upplevde dock att det gamla systemet hade en hel del begränsningar och inte hade det stöd de behövde.

De arbetsledare och platschefer som godkänner fakturor ska inte behöva kunna bokföring, för dem behöver det vara enkelt. Dessutom hände det att fakturor kom på villovägar och när det upptäcktes hamnade kostnaderna ibland i fel perioder, berättar Katarina Nyström.

Användare ger värdefull feedback

I och med att den här typen av tjänst är otroligt viktig för NYAB så gjordes en grundlig undersökning om vilka leverantörer som fanns på marknaden.

Jag tog även hjälp av mitt nätverk, dvs diskuterade tidigare bra/dåliga erfarenheter bland mina egna medarbetare, före detta kollegor och branschkollegor. En säljare är förstås partisk och pratar gärna gott om sin produkt, därför är det värdefullt att få feedback från de som faktiskt använder systemet, säger Katarina Nyström.

Efter att ha bokat upp webbdemos med ett antal olika leverantörer för att se om de kunde möta upp våra krav så föll valet till slut på MediusGo.

Se en demo av MediusGo

 

Tydlig process för implementering

MediusGo har en väl fungerande rutin för implementering. Det fanns en tydlig tidplan över alla moment som behövde göras.

Självklart var det en hel del arbete med att få integrationen mellan MediusGo och Pyramid att fungera och vi hade en utmaning att få transaktionen att bli orderpåförd på ett projekt. Det var mycket bollande mellan konsulter på MediusGo och konsulter för Pyramid (Sherpas) men vi har alltid fått bra hjälp och känt oss trygga under projektets gång.

Nu har vi ett väl fungerande system med ett unikt attestled för varje projektnummer. Det är ett måste för oss i och med att varje projekt är unikt och det är olika medarbetare (arbetsledare, platschefer, projektchefer osv) som ska attestera, berättar Katarina Nyström.

Enkel hantering ger effektiva flöden

NYABs användare är 100% nöjda och de har fått ett betydligt bättre flöde genom hela attestledet. I och med att systemet är användarvänligt så blir leverantörsfakturorna attesterade mycket snabbare och risken för sena betalningar har minskat avsevärt.

 

 

”MediusGo är det bästa som hänt oss när det kommer till leverantörsfakturor”. - Katarina Nyström, CFO NYAB

Det är lätt att periodisera, söka fram fakturor samt byta både bokföringskonto och projektnummer. Vi kan arbeta mycket effektivare än när vi konterade leverantörsfakturorna i Pyramid, avslutar en nöjd Katarina Nyström.

Läs mer om fakturahantering

Enklare kvittohantering med MediusGo Expense

MediusGo Expense är en tillvalsmodul till MediusGo, men kan även användas separat. Det digitala verktyget gör utläggshanteringen enklare och snabbare för användaren, chefen och ekonomi- och löneavdelningen. Du får även bättre insikt och kan förutse kostnader eftersom du får utläggsrapporterna löpande istället för i slutet av månaden.

Skicka digitala fakturor med MediusGo E-Invoice

MediusGo E-Invoice gör det möjligt att skicka elektroniska fakturor till dina kunder utan att ditt affärssystem stödjer det. Genom att skicka e-fakturor sparar du tid och pengar eftersom du slipper vikning, kuvertering och porto.

Se en demovideo om MediusGo

Enkel fakturahantering från första dagen. Klicka här för att se hur MediusGo kan hjälpa dig i ditt dagliga arbete.